廣元市汗牛檔案管理有限公司

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檔案動態
數字檔案在人民法院的發展與應用 瀏覽數:87次

  夯實基礎,全面充實數字檔案內涵

  01

  著力推行歸檔報結

  為從根本上解決少數案卷歸檔久拖失控的積弊,明確全省三級法院所有案件一律待歸檔后,由檔案部門點擊結案日期,在全國法院率先以歸檔數作為結案數,倒逼案卷及時、完整歸檔,實現了案件的“隨結隨歸”,夯實了檔案數字化基礎。

  02

  加快紙質檔案數字化

  2013年,浙江法院全面啟動紙質檔案數字化工作。通過服務外包方式對全省法院庫存2400余萬冊紙質檔案進行掃描加工,形成數字影像并上傳審判信息系統。同時,采取季度通報、年度檢查、不定時遠程抽檢等多種形式,督促各法院嚴格把握掃描加工的質量和進度。目前,全省法院已基本完成全庫紙質檔案的數字化。

  03

  推進電子卷宗同步生成

  2017年,根據最高法要求,浙江法院在全省推進電子卷宗同步生成及深度利用工作,即各類案件辦理過程中收集和產生的訴訟文件能夠隨時電子化并上傳到案件辦理系統,經過文檔化、數據化、結構化處理,實現案件辦理、訴訟服務和司法管理中各類業務應用的自動化、智能化。全省各級法院將該項工作納入“一把手”工程,堅持主要領導親自抓,明確牽頭部門負責工作的整體推進和管理,通過聘請專業化社會服務團隊負責電子卷宗的生成、排版、目錄歸類和上傳。同時,結合OCR文字識別相關信息自動回填至審判執行系統,方便直接提取相關案件信息,促進電子卷宗深度應用。

  04

  整合檔案流程系統

  浙江法院對原有電子檔案系統進行整合,實現檔案系統與審判系統對接,改變以往電子檔案與審判流程割裂的狀態,使案件從立案、審理到歸檔直至電子化,形成一條完整流程,并在信息系統上形成各類節點信息,通過歸檔操作,最終匯入數字檔案信息庫。

  

 

  統一規范,實現檔案管理智能發展

  浙江法院充分利用現代信息技術,大力推進數字檔案室建設,全面探索既符合司法規律又適應大數據時代需求的檔案智能化道路。

  01

  科學規劃,規范制度

  立足全省法院,加強頂層設計,對網上歸檔、掃描加工的文件格式標準、管理系統的流程和操作方法,特別是對電子檔案遠程調閱卷的操作流程及查閱范圍等,制訂了一系列全省統一的工作規范,使得法院電子檔案從生成到利用的整個過程有據可循,實現標準化、規范化管理。

  02

  明確權限,確保安全

  對電子檔案的查閱設定相應的權限,規定了“申請、審批、查閱、收回”四步走的流程。辦案人員在系統內對所需電子檔案通過當事人、案號、案由等信息進行檢索后,提出在線申請,經檔案員審核后,可根據相關規定,授予該案卷一定時限的查閱權限。在此期間,辦案人員可以在本人的賬號下查閱、打印該案卷材料,待時限過后,系統將自動收回權限。信息系統設置的使用權限和日志管理等安全與維護功能,為電子檔案的使用提供了安全保障。

  03

  注重合作,加強建設

  根據浙江省《關于加強和改進新形勢下檔案工作的實施意見》要求,為推進全省法院數字檔案室建設,鞏固法院數字檔案成果,2016年,浙江省高院與省檔案局聯合在全省開展示范數字室的評定工作。評定工作根據《數字檔案室建設指南》《人民法院電子訴訟檔案管理辦法》《浙江省數字檔案室建設測評標準》要求,制定考核細則,對紙質檔案數字化、掃描質量、檔案利用、遠程調閱等方面進行量化評估。2016年,共有48家法院被評為“示范數字檔案室”,2017年計劃全部完成“示范數字檔案室”評定。

  

 

  強化服務,拓寬檔案利用新模式

  有效利用數字檔案,挖掘其信息資源,為審判工作服務是法院檔案工作的重要方面,也是數字檔案最直接的價值體現。

  01

  輔助審判,服務法官辦案

  利用現有檔案數據庫為法官辦案服務。通過審判信息系統,將法官的每臺電腦都變成一個“虛擬檔案室”。法官可以在線實現本院調閱卷、法院間調閱卷。縮短案件辦理時間,在實現電子檔案即時傳送的同時,也確保了實體檔案的安全,還可以調閱省內其他法院的關聯案件或相似案件檔案,協助法官快速查閱到以往判例的視頻影像,統一審判尺度。

  02

  創新理念,服務內部管理

  傳統工作需要調取大量的實體案卷,且案卷只能供一人查閱。如今通過檔案信息系統,調閱檔案不再受時間、空間上的限制,可以實現多人同時、隨時調閱,減輕了調取實體檔案的工作量。

  03

  提高公信,服務群眾

  開展電子檔案自助查閱服務與異地調卷服務。為便于當事人及其訴訟代理人查閱檔案,滿足其訴訟需求,提供更高效、便捷的檔案查閱服務,浙江省法院在立案大廳或檔案室設立電子檔案自助查閱服務機。當事人可持身份證、案卷號前往就近法院查閱所需檔案,節省時間和路程。

  04

  拓寬渠道,打造律師服務平臺

  為進一步拓展全省法院司法服務渠道,促進法官與律師的良性互動,增強法院訴訟的透明度,浙江高院于2015年為律師度身定制“浙江法院律師服務平臺”,全省1160余家律師事務所的1.4萬余名律師均可享受到律師服務平臺的快捷服務。通過網絡即可實現閱卷,做到“足不出所完成辦案”,工作效率得到明顯提高。

  法院檔案工作肩負著驗證法律公平與正義的使命。以檔案為憑,讓檔案說話,充分發揮法院檔案工作新形勢下的新使命。依托現代信息化技術,使檔案從傳統的“信息孤島”融合成互聯互通的大數據檔案體系,推動法院檔案工作朝著智能化、信息化、科學化的方向發展。

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