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檔案技術
數字檔案室 瀏覽數:72次

  隨著從傳統時代到信息時代的跨越,數字檔案室建設是推動檔案工作實現新進展的切實手段,全面提升機關行政效率和公共服務能力。

  一、數字檔案室的概念

  數字檔案室是指“機關”在履行職能過程中,運用現代信息技術對機關電子檔案和數字化檔案信息進行采集、加工、存儲、管理,并通過不同類型網絡提供共享利用和有限公共檔案信息服務的檔案信息集成管理平臺。從以下幾個層面理解:

  01 數字檔案室是機關檔案工作

  •傳統機關檔案工作大多圍繞紙質檔案和紙質檔案數字副本,對信息技術的運用大多限于檔案及數字副本的輔助管理。

  •數字檔案室通過技術手段重塑檔案工作分工的電子文件管理流程,推動檔案工作從人工到智能、檔案人員從手工操作(整理、裝盒、上架等)到腦力勞動(信息管理、開發等)的轉變。

  02 數字檔案室是機關信息資源中心

  機關檔案的作用:

  立足機關職能、服務機關,以履行機關檔案信息資源管理職能,通過技術手段將檔案信息資源進行管理開發與利用,為機關運轉、管理和決策提供可靠檔案信息服務。

  03 數字檔案室是機關信息化的

  系統解決方案

  機關檔案信息化工作的重要目標是實現檔案存量數字化、增量電子化,確保電子文件真實、完整、可用和安全。提出了符合機關檔案信息化的要求和規范。

  04 數字檔案室是電子文件歸檔和

  管理的典型模式

  二、數字檔案室的基本特征

  三、數字檔案室建設的

  必要性與重要意義

  必要性

  1 信息化條件下的必然選擇

  作為機關信息化工作和檔案館信息化工作之間的橋梁:既能適應機關辦公自動化要求,有能滿足數字檔案館、智慧檔案館建設的需求。

  2 機關檔案工作發展的內在需求

  增強機關檔案部門在電子文件管理上的話語權,鞏固檔案管理主體地位。

  3 實現電子文件前端控制的重要手段

  將機關檔案部門作為電子文件管理要求的執行者,既能夠有效實現對電子文件的前端控制,又能幫助機關檔案部門完成對機關電子文件的完善管理。

  4 貫徹電子文件管理標準、

  規范的最佳途徑

  數字檔案室建設涉及20多項標準、規范,內容涵蓋機房設計、系統要求、文件整理、檔號編制、文件格式、元數據等各個方面。

  重要意義

  2015年中央和國家機關檔案工作會議指出,在信息化條件下,機關檔案工作不再是機關各項工作的終點,而是與機關辦公自動化形成完整閉環、又自成體系的專業型、智慧型工作。

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