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檔案技術
檔案業務知識 瀏覽數:131次

  1、檔案裝訂時為什么必須去除金屬裝訂物?

  答:因為回形針等金屬裝訂物容易生銹,所以在檔案整理過程中必須去除金屬裝訂物,以利延長檔案壽命。

  2、為什么不能用圓珠筆書寫檔案?

  答:圓珠筆的問世,給當代社會提供了方便流利的書寫工具,深受人們的歡迎。但若使用圓珠筆書寫作為永久、長期保存的檔案,時間一長,字跡就會褪色。所以要求大家增強檔案意識,杜絕用圓珠筆書寫需要歸檔的檔案材料。

  3.我們經常看到有檔案盒和無酸紙檔案盒他們到底有什么不同呢?

  無酸紙檔案盒的稱呼來源于其材質,無酸就是指紙張的pH值為7.0 (中性) 或更高(堿性)。在正常的使用和保存條件下,無酸紙的使用壽命可以達到200年左右。而且不會出現明顯的變質現象。

  我們在看看無酸紙檔案盒和牛皮紙檔案盒的區別

  1)用紙

  無酸紙檔案盒:用340克無酸紙雙裱而成。

  牛皮紙檔案盒:用做一般紙箱的箱板紙,約250克(嚴格意義上并不是牛皮紙) 2)厚度

  無酸紙檔案盒:雙裱后680克的無酸紙的厚度紙一毫米

  牛皮紙檔案盒:箱板紙約250克,雙裱后約0.7毫米

  3)顏色及平整度

  無酸紙檔案盒:顏色均勻,色淡,紙張表面光潔平整

  牛皮紙檔案盒:顏色土黃不均,色差大,表面粗糙

  4.檔案盒規格有哪些?

  不同類型的檔案盒,檔案盒規格不一樣,封面尺寸規格采用310mm×220mm,厚度10mm——60mm,盒蓋翻口處中部設置繩帶,便于系緊卷盒,供A4型紙用。

  5.在折疊檔案盒的時候,在卷盒脊背等陳跡線處偶爾會出現斷裂、起毛現象,如何預防這種現象的發生呢?

  在卷盒的折疊處正背面辨別沾溫水擦拭1~2分鐘后再折疊結果最佳,此時斷裂處及起毛處均最低。做法:①把檔案盒平放在桌子上,用舊毛巾和軟布沾溫水沿折疊線陳跡正、反兩面重復擦拭,端頭要比其它當地多擦幾下;②擦試后停放1-2分鐘,待水跡洇干后再進行折疊。

  6.為什么每卷每盒檔案都必須放置備考表?

  答:備考表是用以對卷(盒)內歸檔文件的缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況進行必要的注釋說明,無論在歸檔文件整理階段,還是在檔案保管階段,都需要有備考表來填寫這些內容。

  此外,備考表還設有整理人、檢查人和日期等項目,這些項目起到明確整理工作責任,強化監督的作用,對每盒歸檔文件來說都是必不可少的。

  7.什么叫電子文件與紙質文件“雙套制”收集歸檔?

  答:信息時代實行電子文件與紙質文件“雙套制”收集歸檔是一種必然的最佳選擇。所謂“雙套制”,即將經確認歸檔的電子文件打印出相應的紙質文件,收集時必須將電子文件的硬拷貝與相應的紙質文件一并歸檔。

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